Saprena est une entreprise inclusive et adaptée située dans la région Nantaise. Avec un effectif de presque 500 salariés, elle opère dans plusieurs secteurs, et propose notamment des prestations de services d’espaces verts.
En 2022, Saprena a fait appel à SPOCK Gestion pour trouver un ERP capable de répondre à ses problématiques. En 2023, le déploiement commençait et avec lui, une histoire à succès.
——-
Dans ce premier épisode Saprena x SPOCK, découvrez l’interview de Christophe CAMUS et Audrey HARY, chefs de projets.
Ils ont mené le projet de recherche et de déploiement. Ils nous expliquent les coulisses de ce projet, les solutions trouvées avec SPOCK et leur organisation interne pour préparer leurs équipes au changement.
1. Quelles étaient vos problématiques lors de votre recherche d’ERP ?
Audrey HARY : « L’absence d’un outil numérique unique pour l’ensemble des métiers d’espaces verts causait la multiplication des tâches manuelles, des ressaisies et des tableaux Excel. On avait donc besoin d’apporter cette digitalisation aux équipes. De plus, la communication interne était très cloisonnée. Elle se basait essentiellement sur des échanges par mail ou en réunion. Trouver une solution qui centralise les informations était donc essentiel, afin que tout le monde y ait accès et sache où la trouver.»
Christophe CAMUS : « Les besoins étaient également d’améliorer le pilotage, d’augmenter l’efficacité du service et de sortir facilement des KPI. Nous ne voulions plus passer du temps à rechercher les données dans différents fichiers, sans être certains finalement de la fiabilité de ces indicateurs.»
2. Quelles étaient vos attentes quant au choix du prestataire ?
Audrey HARY : « Il était important de trouver l’outil le plus proche possible des process en place. Toutes les équipes participaient aux présentations dès le départ. Ils avaient donné leurs préconisations et nous débriefions ainsi sur les avantages et questions à creuser pour chaque solution. Le projet était vraiment collaboratif.»
Christophe CAMUS : « Nous avions d’abord une contrainte de temps. Il était indispensable que les équipes adhèrent à la décision dès le départ. Cette contribution permettait à chacun de prendre connaissance des avantages apportés par la solution et du travail à effectuer. Nous cherchions aussi un éditeur capable de nous accompagner, de comprendre le métier et les besoins sans que nous ayons à les traduire à chaque utilisateur.
La seconde contrainte était technique. Nous devions trouver un logiciel dont la technologie permettait un hébergement externe et une connexion facile avec les autres logiciels utilisés par Saprena.»
3. Pourquoi le choix de SPOCK ?
Audrey HARY : « SPOCK était l‘outil qui ressemblait le plus à notre façon de travailler. Grâce à sa simplicité d’utilisation, les collaborateurs se sont très vite projetés. Le contact commercial était également très rigoureux et professionnel. Les besoins de chaque utilisateur étaient compris.
Cette rigueur s’est de nouveau confirmée lors de l’analyse. Nous avons tout de suite été mis en relation avec les bons interlocuteurs de l’équipe SPOCK selon leur expertise. La disponibilité et l’accompagnement à chaque étape du projet ont aidé à rassurer et à obtenir l’engagement de tous les collaborateurs de Saprena.»
Christophe CAMUS : « Au fil des présentations et différents échanges, les collaborateurs ont reconnu la patte d’une entreprise dédiée aux espaces verts. Cela a été très rassurant pour tout le monde, y compris nous en tant que chefs de projet. SPOCK cochait tous les critères : fonctionnels, temporels, techniques et humains.»
4. Comment avez-vous aidé vos équipes à adhérer au changement ?
Audrey HARY : « La demande de changement émanait des équipes. Elles ont participé à chaque étape du projet. Des comités hebdomadaires et mensuels ont été mis en place : en amont du projet, ils permettaient de cadrer les attentes et les risques. Pendant le déploiement, ils étaient utiles pour conserver un rythme, préserver l’engagement de tous et faciliter la communication interne.»
Christophe CAMUS : « Les utilisateurs étaient conscients du besoin de trouver une nouvelle solution. Ils étaient acteurs dans chaque étape du projet et ont eu le dernier mot sur la décision finale. Côté chefs de projet, les comités nous permettaient de faciliter les échanges avec SPOCK et de prendre les décisions au bon moment, sans monopoliser les équipes dans leur travail quotidien.»
5. Où en êtes-vous du projet aujourd'hui et quels résultats a apporté cette préparation ?
Christophe CAMUS : « La mise en production du projet a requis de prioriser certains sujets. Les conseils de l’équipe SPOCK ont beaucoup aidé sur ce point, notamment en privilégiant la sécurisation de la facturation client. On a vite été opérationnels sur les résultats mensuels puis trimestriels. Cela permet une montée en puissance progressive et, à long terme, la maîtrise de tous les modules et de nos résultats annuels.
Dès le démarrage du projet, la référente était disponible continuellement. Un suivi renforcé a été mis en place pour répondre aux demandes et nous accompagner dans la prise en main. Aujourd’hui, le support de SPOCK a pris le relai de manière très efficace et réactive.»
Audrey HARY : « Dès le départ, l’équipe SPOCK a pris le soin de comprendre les besoins de tous les interlocuteurs. Une relation de confiance s’est vite installée. On a ainsi maintenant bien avancé dans le projet : la facturation client, la partie commerciale et production sont maîtrisées. Quelques sujets analytiques et d’organisation subsistent. Ils nécessitent simplement un travail à plus long terme des équipes mais seront bien consolidés d’ici la fin d’année.»
Chez Saprena, le changement d’ERP est un succès. Notamment grâce à une organisation exemplaire tout au long du projet, un cahier des charges solide et la mise à contribution des équipes. Une fois le choix fait, réactivité, dialogue et proximité ont été les maîtres mots du déploiement.
Nous remercions Audrey et Christophe pour le premier témoignage d’une longue histoire à succès. Nous complèterons bientôt cet épisode par les témoignages des utilisateurs métiers Saprena.
Restez connectés !